La sécurisation de la procédure d’inventaire du stock par le commissaire aux comptes
Face à la nouvelle donne environnementale, au contexte économique actuel et à la course à la compétitivité, les entreprises doivent assurer leur survie et leur développement en veillant à une bonne maîtrise de leur stock. Les stocks pèsent de manière importante sur les finances des entreprises de tous les secteurs d’activité (négoce, industrie, BTP…). Une attention particulière doit, par conséquent, être prêtée à l’inventaire du stock.
L’article 211 – 7 du plan comptable général définit le stock comme étant « un actif détenu pour être vendu dans le cours normal de l’activité, ou en cours de production pour une telle vente, ou destiné à être consommé dans le processus de production ou de prestation de services, sous forme de matières premières ou de fournitures ».
L’inventaire est la liste, à un moment donné, de tous les stocks de l’entreprise. Le Code de commerce impose, à toutes les entreprises industrielles et commerciales, un inventaire annuel. Ainsi, tous les articles sont comptés à la date précise de clôture et, dans de nombreux cas, les mouvements de stock, d’entrée et de sortie, sont interdits pendant la période d’inventaire. L’entreprise peut avoir un inventaire permanent qui consiste à comptabiliser « au fil de l’eau » les entrées et les sorties et de connaître le détail du stock à tout moment.
LES OUTILS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR SÉCURISER LA PROCÉDURE D’INVENTAIRE DU STOCK
Afin de répondre aux questions que l’auditeur se pose, il dispose de plusieurs outils :
– Les sondages statistiques qui correspondent à la sélection d’une partie du stock. L’auditeur rassemble les données, les traite pour en retirer une information simple qui est un indice d’erreur ou de dysfonctionnement (par exemple la recherche des biens dont l’antériorité en stock est supérieure à quatre mois). L’auditeur procède à une phase de vérifications et d’analyse et de rapprochements.
– Le questionnaire préalable qui propose des points de contrôle. Il contribue à la fiabilité en favorisant une meilleure uniformité. Ce questionnaire servira de guide d’entretien et l’auditeur devra faire preuve d’adaptation et d’adaptabilité lors des entretiens avec les divers intervenants.
Les entretiens permettent d’obtenir de nombreuses informations qualitatives. À cette occasion, le commissaire aux comptes doit faire preuve de curiosité et mettre en œuvre des techniques d’écoute active pour collecter des informations pertinentes.
Le commissaire aux comptes dispose, par ailleurs, d’outils de description qui ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées. L’auditeur prendra connaissance des procédures internes concernant le stock sur lesquelles il va se baser pour établir son plan ainsi que les informations qu’il va utiliser.
L’organigramme fonctionnel, construit par l’auditeur, est un outil utilisé dans l’examen détaillé des procédures. Il permet l’analyse et la représentation des fonctions. Il met en évidence la séparation des fonctions au sein d’une entreprise ; séparation qui est un des principes fondamentaux de l’audit. Une analyse circonstanciée permet de déceler les manquements à la séparation des tâches.
L’AUDIT DU STOCK PAR LE COMMISSAIRE AUX COMPTES
L’audit des stocks est réalisé par « observation physique ». Trois phases sont à distinguer pour procéder à un audit fiable des stocks et ce, de manière très pragmatique : avant l’inventaire, pendant l’inventaire et après l’inventaire.
La phase préliminaire consiste à réaliser une prise de connaissance préalable de divers points :
• Procédures d’inventaire écrites ou non écrites
• Cartographie des lieux de stockage
• Description des cycles de production ou d’exploitation
• Procédures de contrôle interne en matière de stock
• Identification des personnes en charge de l’inventaire
Tous ces éléments vont permettre de planifier et de programmer efficacement l’observation physique des stocks.
Lors de l’inventaire, il est important que l’auditeur soit présent dès le démarrage de la prise d’inventaire pour apprécier la qualité de sa mise en œuvre. Cela permettra de s’assurer que les instructions d’inventaire sont correctement appliquées.
Le traitement des écarts d’inventaire fera l’objet d’une attention toute particulière pour s’assurer qu’un double comptage est opéré avant de prendre toutes mesures de correction. Les mesures de correction éventuelles devront faire l’objet d’une centralisation pour les expliquer et les justifier.
L’auditeur accompagne les équipes de comptage. Il est principalement un observateur de l’inventaire du stock sans y participer activement. Il procède en regard de son …